Tagungen und Kongresse gehören in der Wirtschaft, Politik und Wissenschaft zum Alltag. Erfolgreich oder gut organisiert ist leider nicht jede Veranstaltung. Veranstalter müssen strategisch planen, damit eine Tagung oder ein Kongress erfolgreich abgewickelt wird. Der Ratgeber zeigt, welche Faktoren dabei zu berücksichtigen sind.
Tag und Zeit für Tagung oder Kongress wählen
Die meisten Tagungen und Kongresse dauern rund zwei Stunden. In einigen Fachbereichen benötigen Wissenschaftler mehr Zeit, deshalb sind Tagungen und Kongresse über mehrere Tage nicht ungewöhnlich. Pro Tag muss die Zeit genau festgelegt sein, damit Teilnehmer sich an einem Zeitplan orientieren können. Veranstalter und Organisatoren müssen immer bedenken, dass viele Teilnehmer nicht über mehrere Tage ihre Tätigkeit ruhen lassen können und deshalb nur teilweise oder gar nicht an einer Tagung oder einem Kongress teilnehmen.
Des Weiteren ist der Tag entscheidend. Es ist wichtig, über Fachkenntnisse der Branche zu verfügen, für die die Tagung oder der Kongress ausgerichtet wird. Es gibt Perioden, in denen eine solche Veranstaltung aufgrund einer Vielzahl an Ereignissen und Terminen keinen Sinn ergibt. Teilnehmer sind mit einer Einladung mindestens vier Wochen vorher schriftlich zu informieren, damit genügend zustimmen können.
Ort der Veranstaltung
Tagungen oder Kongresse finden nicht in einem Restaurant statt oder in der Abstellkammer eines Unternehmens. Die Teilnehmerzahl bestimmt die Größe der Räume. Das Tagungshotel in NRW ist dafür deutlich besser geeignet. Einige der Teilnehmer reisen von weit her und benötigen eventuell eine Übernachtungsmöglichkeit. In dem Fall bietet sich die Kombination aus Hotel und Tagungsraum an. Die Teilnehmer verspüren so keinen zeitlichen Druck, irgendwie am Ende der Veranstaltung noch die Heimatregion erreichen zu müssen.
Vor der Buchung gilt es den Tagungsraum im Hotel zu besichtigen oder zumindest durch Bilder einen optischen Eindruck zu gewinnen. Der Kontakt mit dem Hotel, in dem die Tagung oder der Kongress stattfinden soll, ist wichtig, damit alle Abläufe gewährleistet sind. Es darf weder an der Bestuhlung fehlen noch am technischen Equipment. Um die Konzentration und das Interesse der Teilnehmer aufrecht zu erhalten, ist ein gutes Catering Pflicht.
Reihenfolge der Redner bestimmen
Nichts ist auf einem Kongress oder einer Tagung anstrengender, als zu Beginn der Veranstaltung einem langen und komplexen Monolog folgen zu müssen. Die Reihenfolge der Redner im Tagungshotel in NRW ist sehr wichtig, damit keiner der Teilnehmer vorzeitig das Hotel wieder verlässt und sich mit Desinteresse abwendet.
Den Anfang macht ein Redner mit einem Einstiegsbeitrag zur behandelten Thematik. Vom Rednertyp muss es sich dabei um einen lockeren Redner handeln, der sich auch dem humoristischen Stil bedienen darf, um die Stimmung im Tagungsraum aufzulockern. In der Folge wird die Thematik, dessen Schwerpunkte und die Rednertypen gesteigert, um gegen Ende einen seichten Ausklang zu vollziehen. Das größte Lob für eine gelungene Veranstaltung ist, wenn die Teilnehmer mit Begeisterung und Interesse teilnehmen.
